SeedDMS, une alternative Open Source légère à Alfresco et Nuxeo (GED)

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Blog : SeedDMS, une alternative Open Source légère à Alfresco et Nuxeo (GED)

Le volume de documents que doit aujourd’hui gérer une entreprise s’accroit de façon régulière et très importante. Ce constat est valable dans toutes les entreprises et la gestion de ces masses parfois considérables de documents est devenu un enjeu majeur et un véritable casse tête. C’est le cas depuis déjà de nombreuses années dans les grandes entreprises qui disposent d’outils de GED (Gestion Électronique de Documents) performants et très puissants. Mais cela devient aussi vrai pour les structures intermédiaires comme pour les PME et TPE.

Les outils de GED comme Alfresco et Nuxeo sont de très belles machines capables de gérer la masse de documents produits par exemple lors de la construction d’un avion de ligne. Mais ces solutions, même en open source, ne conviennent pas nécessairement à une petite structure pour plusieurs raisons. Tout d’abord le coût d’acquisition et de maintenance est de un à plusieurs dizaine de milliers d’euros par an. Ce n’est pas un investissement à prendre à la légère, d’autant plus que seule une petite partie des fonctionnalités et de leur puissance sera en réalité utilisée. De plus cela demande des compétences internes et une réflexion approfondie sur la stratégie et les processus de mise en œuvre à adopter.

Face à un cas concret nous avons cherché des alternatives à ces modèles d’outils. Nous avons cherché un outil de GED Open Source disposant des principales fonctionnalités nécessaires et indispensables, et en même temps simple à utiliser et facile à maintenir. Nous avons trouvé SeedDMS qui répond parfaitement à ces exigences.

Avec une interface claire et lisible, SeedDMS gère l’arborescence des dossiers et vos documents de manière tout à fait intuitive. Il est de plus très simple à configurer notamment en ce qui concerne les méta-données. Publié en Open source, et écrit en php/MySQL, il est léger et facilement installable et maintenable.

Ses principales fonctionnalités :

  • Méta-données, description, catégories et mots clés
  • Gestion des versions
  • Gestion des workflows
  • Moteur de recherche avancé
  • Indexation en texte intégral
  • Prévisualisation
  • Importation par drag & drop et en lot
  • Archivages des dossiers et documents de façon lisible
  • Notifications
  • Agenda
  • Outil de sauvegarde
  • Multi-langues

Tout est simple, mais tout est là. SeedDMS est en réalité un fork de LetoDMS qui avait été abandonné, et maintenant partiellement réécrit et soutenu par l’entreprise allemande MMK GmbH. Avec de plus une nouvelle interface responsive en Bootstrap, SeedDMS permet une consultation sur tablette et smartphone tout à fait réussie.


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